“Ci sono varie opzioni per tenere a bada la propria casella” recita il primo comandamento, ma la migliore sembra essere quella di “dare un'occhiata ai titoli e, sulla base di quelli, distruggere tutti i messaggi non necessari o sui quali non dovete intervenire subito”. E' più che ammissibile ignorare una mail così come si fa con una lettera o un messaggio sulla segreteria telefonica.
“Nel mondo aziendale un sacco di gente spreca un'enorme quantità di tempo ed energia per cercare di venire a capo di formati incompatibili, file che si perdono misteriosamente e allegati (attachment) che arrivano orrendamente deturpati o illeggibili”. Dove è possibile, quindi, meglio incollare il testo dentro al corpo del messaggio.
E' facilissimo cadere vittima di malintesi via e-mail: manca la gestualità, lo sguardo e tutto quello che completa la comunicazione. “Le e-mail possono facilmente risultare arrabbiate, offensive o troppo critiche” scrive Morgan. “Poi ci vuole molto tempo per rimediare al danno” quando si ha litigato con qualcuno. Il consiglio è: se un messaggio che ricevete vi fa irritare, aspettate un momento più calmo prima di rispondergli. Probabilmente un po' vi passerà.
Comoda l'e-mail, ma il faccia-a-faccia è tutta un'altra cosa. Specialmente se dovete dire qualcosa di delicato, come un rimprovero o questioni personali, meglio vedersi di persona. In più c'è sempre il rischio, per i messaggi privati, che siano inoltrati (forward) ai destinatari meno opportuni.
Aggiornate sempre la vostra rubrica, mettendo in memoria tutti gli indirizzi di corrispondenti che potranno venirvi utili: non ci vuole niente a farlo e, un bel giorno quel nome archiviato potrà farvi risparmiare molto tempo.
Considerate, per dirne una, quanta larghezza di banda è stata occupata abbastanza inutilmente solo per rispedire a sconosciuti o semplici conoscenti quelle infinite serie di barzellette su Bill Gates. Le cosiddette catene di Sant'Antonio intasano la rete e la rallentano. Anche quando le vostre regole aziendali non le vietano espressamente, cercate di mettere loro fine.
Non date seguito alle maldicenze che avete sentito dire su gente reale, con nome e cognome. E' ancora più difficile in rete scoprire chi ne è l'autore e verificarne la veridicità. Facilissimo, invece, che alla fine la mail malevola arrivi - al termine di un lungo giro di passaggi - nella casella dell'oggetto del pettegolezzo.
Le liti verbali (flames) iniziano facilmente e si propagano con grande facilità online. Prima di contribuirvi, inviando messaggi offensivi, fate la seguente riprova: “Direi una cosa del genere se mi trovassi di fronte a questa persona?”. Se la risposta è “no”, che valga anche a distanza.
La comunicazione elettronica induce a sottovalutare le distanze gerarchiche all'interno di una compagnia. Solo per il fatto che è a portata di mail, non significa che si possa inondare la casella del direttore generale con richieste fuori luogo.
“L'e-mail sembra essere il triangolo delle Bermude della scrittura: punteggiatura, ortografia e grammatica svaniscono misteriosamente”. In effetti è difficile fare attente revisioni solo a video. Quindi, se il documento deve essere impeccabile, meglio stamparlo e correggerlo su carta. Poi si può anche pigiare “Invia”.
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